PRIVACY STATEMENT SCHOUTEN-ADVOCATEN
Schouten-Advocaten (gevestigd aan de Slotlaan 70-72 te Zeist) hecht er als verwerkingsverantwoordelijke aan dat een ieder binnen en buiten Schouten-Advocaten vertrouwen heeft in de wijze waarop Schouten-Advocaten als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) persoonsgegevens verwerkt.
Het hierna volgende is van toepassing op alle persoonsgegevens die Schouten-Advocaten verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
AVG Visie
Eenieder vertrouwt Schouten-Advocaten met betrekking tot wijze waarop persoonsgegevens worden beschermd in de zin van de AVG.
AVG Missie
Teneinde de AVG visie van Schouten-Advocaten te realiseren worden de volgende doelen gerealiseerd.
- Een passend gegevensbeschermingsbeleid wordt door Schouten-Advocaten vastgesteld waarin wordt voorzien in onafhankelijk toezicht op de naleving hiervan.
- Schouten-Advocaten stelt vrijwillig een Privacy Officer aan.
AVG Beleid (algemeen)
Met als doel het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van de AVG hanteert Schouten-Advocaten het volgend algemeen gegevensbeschermingsbeleid:
- Binnen Schouten-Advocaten worden alle beginselen van zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens gerespecteerd.
- Schouten-Advocaten respecteert alle rechten van betrokkenen zoals bedoeld in de artikelen 12 en volgende AVG.
- Personeel van Schouten-Advocaten beschikt over relevante kennis op het gebied van privacy en dataprotectie.
- Schouten-Advocaten treft alle noodzakelijke maatregelen teneinde zorg te dragen voor een passende beveiliging van persoonsgegevens in de zin van art. 32 AVG.
- Het AVG beleid van Schouten-Advocaten wordt regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd.
AVG Beleid (specifiek)
Ter nadere concretisering van het algemeen AVG beleid worden de volgende meer specifieke uitgangspunten gehanteerd:
- Herkomst van persoonsgegevens
- Categorieën van persoonsgegevens
- Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens
- Bewaartermijnen
- Beveiliging
- Gegevensverwerking door derden
- Gegevens van minderjarigen
- Foto, video & geluid
- Effectueren rechten van betrokkenen
- Links naar andere websites
- Geen informatie van Schouten-Advocaten meer ontvangen
- Klachten over gebruik persoonsgegevens door Schouten-Advocaten
- Contact met Schouten-Advocaten over het AVG beleid
- Contact met de Privacy Officer van Schouten-Advocaten
- Herkomst van persoonsgegevens
Schouten-Advocaten kan op twee manieren persoonsgegevens verkrijgen. Op de eerste plaats kan Schouten-Advocaten direct informatie van u ontvangen wanneer u ervoor kiest om ons te benaderen, ons belt of mailt of op een andere wijze informatie rechtstreeks aan ons verstrekt. Op de tweede plaats kan Schouten-Advocaten op indirecte wijze persoonsgegevens van u ontvangen (bijvoorbeeld via een ander advocatenkantoor).
2.Categorieën van persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens kunnen door Schouten-Advocaten (indien vereist, eerst na toestemming) worden verwerkt.
Natuurlijke personen:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres
Indien relevant voor de dienstverlening mogelijk ook:
- Geslacht
- Burgerlijke staat
- Geboortedatum en plaats
- BSN nummer
- Bankrekeningnummer
- Salaris- en aanverwante gegevens
- Kenteken
- Personeelsdossier
- Verlof- en verzuimgegevens
- Financiële gegevens
- Beeld- en/of geluidsopnamen
- overige gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening.
Rechtspersonen:
- Naam van de onderneming en rechtspersoonlijkheid
- Adresgegevens
- Naam contactpersoon / contactpersonen
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres
- 3. Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens
Schouten-Advocaten kan persoonsgegevens rechtmatig verwerken voor de volgende doeleinden.
- Voor het onderhouden van de relatie (bellen, e-mailen, fysieke postverzending).
- Het uitvoeren van de overeenkomst met cliënten en om cliënten op de hoogte te houden van het verloop daarvan.
- Voor officiële gerechtelijke correspondentie (aanzeggingen, dagvaardingen etc.).
- Voor het voeren van gerechtelijke procedures.
- Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Schouten-Advocaten rusten.
- Voor het houden van een personeelsadministratie.
- Voor het beantwoorden van uw vragen.
- Voor het beheer van websites.
- Voor het verzenden van nieuwsbrieven.
- Voor het realiseren van managementdoeleinden.
- Voor de financiële afwikkeling.
- 4. Bewaartermijnen
Schouten-Advocaten bewaart persoonsgegevens voor de duur nodig voor het verwezenlijken van de doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn door de wetgeving is vereist of toegestaan. Conform de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten (Nova) worden dossiers bewaard voor de duur van vijf jaren. Op grond van fiscale wet- en regelgeving wordt de financiële administratie inclusief de daarin verwerkte persoonsgegevens bewaard voor de duur van zeven jaren.
- 5. Beveiliging
Schouten-Advocaten stelt alles in het werk om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Er zijn technische, administratieve en fysieke maatregelen getroffen met als doel het beschermen van persoonsgegevens tegen verlies of het verkeerd gebruik daarvan.
Schouten-Advocaten beschermt uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden door Schouten-Advocaten zorgvuldig behandeld en beveiligd. Als verwerkingsverantwoordelijke houden wij ons als vanzelfsprekend aan de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de AVG en de daaruit voortvloeiende regelgeving. Dit betekent onder meer dat Schouten-Advocaten uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelt en passende technische en organisatorische maatregelen treft om uw persoonsgegevens te beschermen.
- 6. Gegevensverwerking door derden
Schouten-Advocaten kan persoonsgegevens verstrekken aan zogenaamde verwerkers die in opdracht van ons aan u producten of diensten leveren, waarbij uw persoonsgegevens alleen zullen worden gebruikt voor het uitvoeren van die leveringsverplichting. Dergelijke bewerkers zijn niet gerechtigd deze gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. Ook kan het zijn dat we uw persoonsgegevens aan een derde beschikbaar stellen om een aangegane overeenkomst uit te kunnen voeren.
Schouten-Advocaten deelt uw persoonsgegevens alleen met externe serviceproviders indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van ondersteunende bedrijfsactiviteiten zoals bijvoorbeeld het versturen van mailingen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. Verder delen we uw gegevens wanneer dat vereist is door wetgeving of overheidsinstanties.
- 7. Gegevens van minderjarigen
Schouten-Advocaten verzamelt of verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen tenzij er sprake is van toestemming van een ouder of voogd.
- 8. Foto, Video & Geluid
Binnen Schouten-Advocaten is het maken van foto-, video- en/of geluidsopnamen exclusief voorbehouden aan daartoe door Schouten-Advocaten aangewezen personen die terzake gehouden zijn aan een ethische gedragscode.
- 9. Effectueren rechten van betrokkenen
Schouten-Advocaten hecht aan het te allen tijde respecteren en effectueren van rechten van betrokkenen.
Voor het gebruik maken van uw rechten als betrokkene, kunt u daartoe een bericht sturen naar de Privacy Officer van Schouten-Advocaten, mevrouw mr N. Stevens die per e-mail bereikbaar is op nstevens@schouten-advocaten.nl.
Schouten-Advocaten reageert zo snel mogelijk (en zeker binnen vier weken) op uw bericht. Wij kunnen u daarbij vragen om u naar behoren te identificeren.
10. Links naar andere websites
Op de website van Schouten-Advocaten kunnen links staan naar andere websites. Schouten-Advocaten kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een website van Schouten-Advocaten zelf is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die wordt bezocht. Schouten-Advocaten heeft geen controle over deze externe websites en wij moedigen u dan ook aan het privacybeleid van desbetreffende website of sociaal medium te bekijken.
Onze website kan plugins van sociale netwerken of andere derden bevatten. Indien wettelijk toegestaan, kunnen deze plugins communiceren met de derde die de plugin levert of er informatie naar sturen, zelfs als er niet op de plugin wordt gedrukt. Deze informatie kan uw IP-adres, informatie over uw browser en apparaat, en het adres van de webpagina die u op onze website bezoekt bevatten. Het laden, gebruiken of klikken op de plugins kan tevens cookies plaatsen, lezen en overdragen. Deze cookies kunnen een uniek identificatiemiddel bevatten dat het sociaal netwerk of de derde aan u heeft toegewezen. Het laden, de functionaliteit en uw gebruik van de plugins worden geregeld door het privacybeleid en de voorwaarden van de partij die de plugin levert.
11. Geen informatie van Schouten-Advocaten meer ontvangen
Uw wens om geen informatie van Schouten-Advocaten (meer) te willen ontvangen, wordt uiteraard gerespecteerd. Wilt u liever geen schriftelijke, telefonische en/of elektronische informatie ontvangen van ons? U hoeft alleen een e-mail te sturen naar de Privacy Officer, mevrouw mr. N Stevens, nstevens@schouten-advocaten.nl. Per reguliere post is de Privacy Officer te bereiken op:
Schouten-Advocaten
Privacy Officer
Mevrouw mr. N. Stevens
Slotlaan 70-72
3701 GP Zeist
- Klachten over gebruik persoonsgegevens door Schouten-Advocaten
U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen tegen de wijze waarop Schouten-Advocaten is omgegaan met het verwerken van uw persoonsgegevens. Op de eerste plaats kunt u rechtstreeks een klacht indienen bij Schouten-Advocaten waar een kantoorklachtenregeling wordt gehanteerd conform de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten. Deze staat vermeld op www.schouten-advocaten.nl. U kunt hiertoe ook een e-mail sturen naar nstevens@schouten-advocaten.nl. Op de tweede plaats kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
- Contact met Schouten-Advocaten over het AVG beleid
Als u nog vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met Schouten-Advocaten via het e-mailadres nstevens@schouten-advocaten.nl.
Schouten-Advocaten behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Bekijk daarom regelmatig het Privacy Statement voor eventuele aanpassingen.
- Contact met de Privacy Officer van Schouten-Advocaten
Conform de ratio van artikel 38 lid 4 AVG kunt u over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van uw gegevens en over de uitoefening van uw rechten uit hoofde van de AVG te allen tijde contact opnemen met onze Privacy Officer door een email te sturen naar nstevens@schouten-advocaten.nl.
Zeist, MilleniuM House, mei 2019
Google Analytics
De website van Schouten Advocaten maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (Google). Google Analytics maakt gebruik van cookies om Schouten Advocaten te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw ip-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw ip-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren zoals hierboven aangegeven. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.